Formalitäten

Wann

Vor der Gründung

Zuständig

IHK, Handwerkskammer, Gründerzentren, Hochschulen, Gründerplattform des Bundes

Kosten

Oft kostenlos

Erstberatung und Tragfähigkeitsprüfung, wichtig etwa für den Gründungszuschuss

Wann

Vor Finanzierung und Förderung

Zuständig

Selbst, mit Unterstützung von Beratungen

Kosten

Keine

Für Förderkredite, Gründungszuschuss und Investoren meist Voraussetzung

Wann

Vor der Gründung

Zuständig

Handelsregister, Markenregister von DPMA und EUIPO, Domainregistrierung

Kosten

Recherche meist kostenlos

Verwechslungsgefahr mit bestehenden Marken vermeiden

Wann

Vor dem Markteintritt

Zuständig

DPMA (Deutschland) oder EUIPO (EU)

Kosten

Ab rund 300 € beim DPMA, ab 850 € beim EUIPO

Schützt Namen und Logo, Klassen sorgfältig wählen

Wann

Vor der Gründung

Zuständig

Gewerbeamt, Kammern, Bafin je nach Tätigkeit

Kosten

Je nach Erlaubnis

Etwa bei Gastronomie, Bewachung, Finanzdienstleistungen, Vermittlung oder zulassungspflichtigem Handwerk

Wann

Mit Beginn der Selbständigkeit

Zuständig

Gesetzliche oder private Krankenkasse

Kosten

Beiträge je nach Einkommen und Tarif

Selbständige sind freiwillig gesetzlich oder privat versichert, Beiträge früh einplanen

Wann

Bei der Gründung

Zuständig

Notar

Kosten

Je nach Umfang, mit Musterprotokoll günstiger

Bei GmbH und UG notarielle Beurkundung Pflicht, Online-Gründung per Video möglich

Wann

Nach der Beurkundung, vor der Anmeldung zum Register

Zuständig

Bank

Kosten

Kontoführungsgebühren

Einzahlungsbeleg wird für die Eintragung benötigt

Wann

Nach Einzahlung des Kapitals

Zuständig

Amtsgericht über den Notar

Kosten

Register- und Notargebühren

Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH oder UG; vorher haften Handelnde persönlich

Wann

Nach der Gründung

Zuständig

Transparenzregister

Kosten

Jährliche Gebühr

Wirtschaftlich Berechtigte müssen eingetragen sein

Wann

Vor oder mit Beginn der Tätigkeit

Zuständig

Gewerbeamt der Gemeinde, vielerorts online

Kosten

Meist 20 bis 60 €

Das Gewerbeamt informiert Finanzamt, Kammer und Berufsgenossenschaft; bei Freiberuf entfällt die Anmeldung

Wann

Innerhalb einer Woche nach Beginn

Zuständig

Zuständige Berufsgenossenschaft

Kosten

Beiträge je nach Branche und Lohnsumme

Unfallversicherung ist für Beschäftigte Pflicht, für Unternehmer teils freiwillig

Wann

Vor Beginn eines Handwerks

Zuständig

Handwerkskammer

Kosten

Gebühren der Kammer

Für zulassungspflichtige Handwerke meist Meisterbrief oder gleichwertige Qualifikation nötig

Wann

Innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit

Zuständig

Finanzamt über ELSTER

Kosten

Keine

Grundlage für Steuernummer, Vorauszahlungen und Wahl der Umsatzsteuerregelung

Wann

Mit dem Fragebogen

Zuständig

Finanzamt

Kosten

Keine

Kleinunternehmerregelung seit 2025 bei höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr möglich

Wann

Vor Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten

Zuständig

Bundeszentralamt für Steuern

Kosten

Keine

Wird oft direkt über den Fragebogen mit beantragt

Wann

Seit 1. Januar 2025

Zuständig

Eigene Buchhaltung oder Software

Kosten

Je nach Software

Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise

Wann

Ab dem ersten Beleg

Zuständig

Selbst, Steuerberatung oder Buchhaltungssoftware

Kosten

Je nach Umfang

Ordnungsgemäße Buchführung nach den GoBD; Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre aufbewahren

Wann

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres

Zuständig

Unternehmensregister

Kosten

Gebühren, bei Verspätung Ordnungsgeld

Kleinstgesellschaften können eine verkürzte Bilanz hinterlegen

Wann

Vor dem Start der Website

Zuständig

Eigene Website und Profile in sozialen Netzwerken

Kosten

Keine

Pflichtangaben nach Paragraf 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG)

Wann

Vor der ersten Verarbeitung personenbezogener Daten

Zuständig

Selbst oder mit Datenschutzberatung

Kosten

Je nach Umfang

Datenschutzerklärung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Verträge zur Auftragsverarbeitung und Einwilligung für Cookies nach TDDDG

Wann

Seit 28. Juni 2025 für bestimmte Produkte und Dienstleistungen

Zuständig

Selbst, Prüfung nach Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)

Kosten

Je nach Umfang

Betrifft etwa Onlinehandel und Bankdienstleistungen für Verbraucher; Kleinstunternehmen sind bei Dienstleistungen ausgenommen

Wann

Vor dem ersten Verkauf an Verbraucher

Zuständig

Rechtsberatung oder geprüfte Vorlagen

Kosten

Je nach Umfang

Im Onlinehandel sind Widerrufsbelehrung und Informationspflichten verpflichtend

Wann

Vor dem ersten Versand verpackter Ware an Endverbraucher

Zuständig

Zentrale Stelle Verpackungsregister

Kosten

Registrierung kostenlos, Beteiligung an einem System kostenpflichtig

Ohne Registrierung ist der Verkauf verpackter Ware verboten

Wann

Vor der ersten Einstellung

Zuständig

Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit

Kosten

Keine

Nötig für die Meldungen zur Sozialversicherung

Wann

Mit Beginn der Beschäftigung

Zuständig

Krankenkasse der Beschäftigten, bei Minijobs die Minijob-Zentrale

Kosten

Arbeitgeberanteile

Mindestlohn 2026 13,90 € je Stunde, Grenze für Minijobs 603 € im Monat

Wann

Monatlich, vierteljährlich oder jährlich

Zuständig

Finanzamt über ELSTER

Kosten

Keine

Lohnabrechnung selbst, über Software oder Steuerberatung

Wann

Laufend, vierteljährlich

Zuständig

Finanzamt

Kosten

Je nach Gewinn

Rücklagen bilden, Nachzahlungen im zweiten Jahr können hoch sein

Wann

Ab Beginn

Zuständig

Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio

Kosten

Nach Zahl der Beschäftigten und Betriebsstätten, Arbeitsplätze in der eigenen Wohnung oft abgedeckt

Auch Firmenfahrzeuge können beitragspflichtig sein