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Prozesse

Die wichtigsten Abläufe einer Gründung als Diagramm nach 2.0: von der Anmeldung über Kundengewinnung, Rechnung und Einstellung bis zur Finanzierungsrunde.

So liest du die Diagramme (how to read the diagrams)

BPMN steht für Business Process Model and Notation, ein Standard der Object Management Group für Prozessdiagramme. Jede Bahn steht für eine Rolle, etwa dich, das Finanzamt oder den Kunden. Der Ablauf läuft von links nach rechts.

Legende der SymboleStartAufgabeEntscheidungAblaufEndeBahn für eine Rolle

Zehn Prozesse (ten processes)

Gründung eines Einzelunternehmens

Vom Entschluss bis zum ersten Arbeitstag, für Gewerbe und freie Berufe.6 Aufgaben3 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Gründung eines EinzelunternehmensGründerin oderGründerBehördenBank undVersicherungjanein, freier BerufEntschluss zugründenGewerbe oderfreien BerufklärenGewerbe?Gewerbe beimGewerbeamtanmeldenFragebogen zursteuerlichenErfassung überELSTERSteuernummererhaltenGeschäftskontoeröffnenVersicherungenabschließenTätigkeitbeginnt

Ablauf in Worten

  1. Gewerbe oder freien Beruf klären (Gründerin oder Gründer)
  2. Gewerbe? (Gründerin oder Gründer)
  3. Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden (Behörden)
  4. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER (Behörden)
  5. Steuernummer erhalten (Behörden)
  6. Geschäftskonto eröffnen (Bank und Versicherung)
  7. Versicherungen abschließen (Bank und Versicherung)

Passt zu: Rechtsform und Gründung

Gründung einer GmbH oder UG

Mit Notar, Stammkapital und Handelsregister. Dauer meist zwei bis sechs Wochen.8 Aufgaben4 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Gründung einer GmbH oder UGGründerNotarBankRegister undBehördenEntscheidung fürGmbHGesellschaftsvertragundGesellschafterlistevorbereitenVertragbeurkundenKonto eröffnenund StammkapitaleinzahlenBeimHandelsregisteranmeldenEintragung insHandelsregisterGewerbe anmeldenFragebogen zursteuerlichenErfassungTransparenzregistermeldenGmbH iststartklar

Ablauf in Worten

  1. Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste vorbereiten (Gründer)
  2. Vertrag beurkunden (Notar)
  3. Konto eröffnen und Stammkapital einzahlen (Bank)
  4. Beim Handelsregister anmelden (Notar)
  5. Eintragung ins Handelsregister (Register und Behörden)
  6. Gewerbe anmelden (Register und Behörden)
  7. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Register und Behörden)
  8. Transparenzregister melden (Gründer)

Passt zu: Rechtsform und Gründung

Kundengewinnung im Geschäft mit Unternehmen

Vom ersten Kontakt bis zum Auftrag, mit klaren Entscheidungen statt endlosem Nachfassen.6 Aufgaben2 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Kundengewinnung im Geschäft mit UnternehmenVertriebKundeneinjajaneinNeuer KontaktKontaktqualifizierenPasst der Kunde?Kontakt ablegenErstgespräch undBedarf klärenAngebot erstellenAngebot prüfenZusage?AuftragbestätigenAuftrag gewonnenGrund erfragenund Termin fürspäter setzenSpäter erneutansprechen

Ablauf in Worten

  1. Kontakt qualifizieren (Vertrieb)
  2. Passt der Kunde? (Vertrieb)
  3. Erstgespräch und Bedarf klären (Kunde)
  4. Angebot erstellen (Vertrieb)
  5. Angebot prüfen (Kunde)
  6. Zusage? (Kunde)
  7. Auftrag bestätigen (Vertrieb)
  8. Grund erfragen und Termin für später setzen (Vertrieb)

Passt zu: Markteinführung planen Zielgruppe schärfen

Vom Auftrag zum Zahlungseingang

Leistung, Rechnung, Zahlung und Mahnung. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.7 Aufgaben2 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Vom Auftrag zum ZahlungseingangUnternehmenKundejaneinAuftrag liegtvorLeistungerbringenLeistung abnehmenRechnung stellenRechnung bezahlenPünktlichbezahlt?Zahlung verbuchenAbgeschlossenErinnern undmahnenMahnbescheid oderInkassoForderunggeklärt

Ablauf in Worten

  1. Leistung erbringen (Unternehmen)
  2. Leistung abnehmen (Kunde)
  3. Rechnung stellen (Unternehmen)
  4. Rechnung bezahlen (Kunde)
  5. Pünktlich bezahlt? (Unternehmen)
  6. Zahlung verbuchen (Unternehmen)
  7. Erinnern und mahnen (Unternehmen)
  8. Mahnbescheid oder Inkasso (Unternehmen)

Passt zu: Geschäftsmodell entwickeln Finanzplan erstellen

Einkauf vom Bedarf bis zur Zahlung

Angebote vergleichen, bestellen, Ware und Rechnung prüfen.6 Aufgaben2 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Einkauf vom Bedarf bis zur ZahlungUnternehmenLieferantBedarf entstehtAngebote einholenAngebot abgebenBestellenLiefern undRechnung sendenWare und RechnungprüfenBezahlen undverbuchenEinkaufabgeschlossen

Ablauf in Worten

  1. Angebote einholen (Unternehmen)
  2. Angebot abgeben (Lieferant)
  3. Bestellen (Unternehmen)
  4. Liefern und Rechnung senden (Lieferant)
  5. Ware und Rechnung prüfen (Unternehmen)
  6. Bezahlen und verbuchen (Unternehmen)

Passt zu: Finanzplan erstellen

Mitarbeitende einstellen

Vom Engpass bis zum ersten Arbeitstag, mit Anmeldung bei der Sozialversicherung.7 Aufgaben3 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Mitarbeitende einstellenUnternehmenBewerberinoder BewerberKrankenkasseund Behördenjanein, weiter suchenEngpass erkanntStellebeschreibenStelleausschreibenBewerbenGespräche undProbearbeitPasst es?VertragunterschreibenAnmeldung zurSozialversicherungEinarbeitungplanenErsterArbeitstag

Ablauf in Worten

  1. Stelle beschreiben (Unternehmen)
  2. Stelle ausschreiben (Unternehmen)
  3. Bewerben (Bewerberin oder Bewerber)
  4. Gespräche und Probearbeit (Unternehmen)
  5. Passt es? (Unternehmen)
  6. Vertrag unterschreiben (Bewerberin oder Bewerber)
  7. Anmeldung zur Sozialversicherung (Krankenkasse und Behörden)
  8. Einarbeitung planen (Unternehmen)

Passt zu: Team aufstellen

Finanzierungsrunde mit Investoren

Von der Vorbereitung bis zum Geldeingang, meist drei bis sechs Monate.7 Aufgaben3 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Finanzierungsrunde mit InvestorenGründerteamInvestorNotarjanein, nächster InvestorKapitalbedarfstehtDeck undDatenraumvorbereitenPassendeInvestorenansprechenPitch anhören undprüfenInteresse?Prüfung derUnterlagenTerm SheetverhandelnKapitalerhöhungbeurkundenGeld überweisenRundeabgeschlossen

Ablauf in Worten

  1. Deck und Datenraum vorbereiten (Gründerteam)
  2. Passende Investoren ansprechen (Gründerteam)
  3. Pitch anhören und prüfen (Investor)
  4. Interesse? (Investor)
  5. Prüfung der Unterlagen (Investor)
  6. Term Sheet verhandeln (Gründerteam)
  7. Kapitalerhöhung beurkunden (Notar)
  8. Geld überweisen (Investor)

Passt zu: Finanzierung sichern Pitch vorbereiten

Bauen, messen, lernen

Die Lernschleife nach Eric Ries: jede Annahme mit einem kleinen Experiment prüfen.5 Aufgaben2 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Bauen, messen, lernenTeamKundenjaneinneue AnnahmeRiskantesteAnnahmeExperiment mitErfolgskriteriumplanenKleinstes ProduktbauenNutzen undRückmeldung gebenMessen undauswertenAnnahmebestätigt?AusbauenKurs ändern

Ablauf in Worten

  1. Experiment mit Erfolgskriterium planen (Team)
  2. Kleinstes Produkt bauen (Team)
  3. Nutzen und Rückmeldung geben (Kunden)
  4. Messen und auswerten (Team)
  5. Annahme bestätigt? (Team)
  6. Kurs ändern (Team)

Passt zu: Nachfrage prüfen Lösung entwerfen

Kundenanfragen bearbeiten

Schnell antworten, sauber lösen, aus jeder Anfrage lernen.4 Aufgaben3 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Kundenanfragen bearbeitenKundeServiceTechnikjaneinAnfrage kommtErfassen undeinordnenSofort lösbar?Prüfen undbehebenAntwortenLösung bestätigenErledigt, Musternotieren

Ablauf in Worten

  1. Erfassen und einordnen (Service)
  2. Sofort lösbar? (Service)
  3. Prüfen und beheben (Technik)
  4. Antworten (Service)
  5. Lösung bestätigen (Kunde)

Passt zu: Markteinführung planen

Monatsabschluss und Umsatzsteuer

Belege sammeln, buchen, Voranmeldung abgeben und Liquidität prüfen.5 Aufgaben3 Beteiligte
BPMN-Diagramm: Monatsabschluss und UmsatzsteuerUnternehmenSteuerberatungFinanzamtMonatsendeBelege sammelnund hochladenBuchenUmsatzsteuer-VoranmeldungsendenZahlung oderErstattungverrechnenAuswertung undLiquidität prüfenNächster Monat

Ablauf in Worten

  1. Belege sammeln und hochladen (Unternehmen)
  2. Buchen (Steuerberatung)
  3. Umsatzsteuer-Voranmeldung senden (Steuerberatung)
  4. Zahlung oder Erstattung verrechnen (Finanzamt)
  5. Auswertung und Liquidität prüfen (Unternehmen)

Passt zu: Finanzplan erstellen Rechtsform und Gründung